E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland schrittweise eingeführt. Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmer und Selbstständige, müssen sich auf die neuen Regelungen einstellen, um rechtskonform zu agieren und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsabwicklung profitieren zu können. Doch was bedeutet die E-Rechnungspflicht genau, wie unterscheiden sich die Pflichten zum Versand und Empfang, und welche Lösungen können genutzt werden?

1. Einführung in die E-Rechnungspflicht: Gesetzliche Grundlagen

Die E-Rechnungspflicht basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der deutschen Umsetzung im Rahmen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnungs-Verordnung). Ziel ist es, die Effizienz im Rechnungsverkehr zu steigern und gleichzeitig Steuerhinterziehung zu bekämpfen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine automatische und digitale Verarbeitung ermöglicht. Das in Deutschland genutzte Standardformat ist XRechnung. Auch das Format ZUGFeRD wird unterstützt.

2. Versand- und Empfangspflichten: Unterschiede und Übergangslösungen

Die E-Rechnungspflicht unterscheidet sich in den Bereichen Versand und Empfang, mit spezifischen Anforderungen und Übergangsfristen für beide Pflichten.

Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle umsatzsteuerlichen Unternehmer (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies wäre über eine normale E-Mail-Adresse möglich, sodass der Aufwand für den Empfang überschaubar bleibt. Alternativ kann eine E-Rechnung auch über ein Online-Kundenportal mit Downloadmöglichkeit erfolgen. Lediglich die Weiterverarbeitung (z.B. Überweisungen der Eingangsrechnungen) und die Archivierung erfordert zukünftig weitere Arbeitsschritte.  

Zwar kann eine ZUGFeRD Rechnung ohne Weiteres von einem PDF-Reader geöffnet werden und ist für Kunden komfortabler als die XRechnung. Allerdings müssen beide Formate beherrscht/gelesen werden können, da der Rechnungsersteller zwischen beiden Formaten wählen darf und der Rechnungsempfänger keinen Anspruch auf die Übersendung einer bestimmten Variante also XRechnung oder ZUGFeRD hat. 

Ohne eine Softwareanwendung wird daher zukünftig nicht viel zu erkennen sein, denn in der Regel sind die Rechnungsdaten aus strukturierten Datensätzen lediglich maschinenlesbar. Erst durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen (Zusatzsoftware oder ERP-System) kann der empfangene Datensatz einer E-Rechnung für den Menschen lesbar dargestellt werden. Dieser Umstand kann den Prozess des Rechnungseingangs in einem Unternehmen erheblich beeinflussen – zum Beispiel wird nicht jeder einzelne Mailempfänger einer Eingangsrechnung sofort deren Richtigkeit prüfen können, da die bisherige bildgebende Datei (PDF, JPEG) fehlt. 

Softwarelösungen

Derzeit gibt es kostenfreie Programme, die eine lesbare Darstellung von XML-Dateien ermöglichen. Insofern wäre eine solche kostenfreie Softwarelösung und eine E-Mail-Adresse zunächst ausreichend um ab 01.01.2025 die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. 

Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Empfang oder Versand von E-Rechnungen allein nicht ausreichend ist, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. E-Rechnungen müssen darüber hinaus auch im Einklang mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verarbeitet werden. Verarbeiten meint in dem Fall das prüfen, verbuchen und ordnungsmäßige archivieren von E-Rechnungen. Auch der Zugriff muss den GoBD entsprechend möglich sein.

Zur Erfüllung all dieser Vorgaben sollte in jedem Fall die Nutzung einer geeigneten Softwarelösung bedacht werden. In Abhängigkeit vom Umfang der jeweiligen Unternehmenstätigkeit können unterschiedliche Angebote die gewünschte Lösung bereitstellen. Interessante Angebote für Selbstständige, Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine bis mittlere Unternehmen finden sich hierzu bei Anbietern wie Lexware Office, FastBill, sevdesk oder Kontist.

Nachfolgend haben wir Euch einmal zwei Software Lösungen als Beispiel verlinkt, teilweise mit attraktiven Rabatten:

Lexware Office*

FastBill*

GetMyInvoice*

Pflicht zum Versand von E-Rechnungen

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (Versand) zwischen Unternehmern (B2B) gilt ebenfalls ab dem 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch grosszügige Übergangsregelungen erlassen.

Übergangsregeln

Um insbesondere Kleinunternehmern und Selbstständigen den Einstieg zu erleichtern, gelten folgende Übergangsregelungen:

Stufenweise Einführung: Unternehmen erhalten ausreichend Zeit, ihre Systeme anzupassen. Für kleine Unternehmen wird die Pflicht später und unter erleichterten Bedingungen eingeführt.

3. Vorteile der E-Rechnung

Fazit

Die E-Rechnungspflicht bringt für Unternehmen in Deutschland erhebliche Veränderungen mit sich. Durch rechtzeitige Vorbereitung und den Einsatz geeigneter Softwarelösungen können jedoch nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern auch betriebliche Prozesse optimiert werden. Besonders Kleinunternehmer profitieren von kosteneffizienten und teilweise kostenlosen Lösungen für den Einstieg in die digitale Rechnungswelt.

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