Warum die monatliche BWA wertvoller ist, als viele denken – und gleichzeitig risikoreicher, als es scheint.
Viele kleine und mittlere Unternehmen bekommen monatlich ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (oft nur kurz als BWA bezeichnet) per E-Mail vom Steuerberater zugeschickt, wobei meistens folgendes passiert. Die Empfänger scrollen einmal kurz durch – schauen ob Material-, Personalaufwand und Betriebsergebnis halbwegs passen – und entscheiden dann ob der Monat gut oder schlecht war. Die übrigen Seiten wandern meistens ungelesen in den digitalen oder physischen Ablageordner. Soll ja schließlich keiner sagen können die Unterlagen wären nicht ordentlich abgelegt worden. Kommt ja schließlich vom Steuerberater. Und danach?
Danach passiert meistens erst mal lange nichts mehr. Erst wenn es um Finanzierungsfragen geht oder Erfolgs- und Liquiditätslage so stark auseinanderfallen, dass die Zahlen in der BWA so garnicht zum Kontostand passen wollen, wird auch mal genauer hingeschaut.
Hastig wird die mit der Buchhaltung beauftragte Kanzlei kontaktiert. Im Falle der Finanzierungsfragen kommt dann schnell die Bitte auf, das jetzt mal schnell gerade zu biegen, dass es mit der Finanzierung funktioniert, das Geld wird ja schließlich gebraucht. Bei der Frage, warum Kontostand und vorläufiges Ergebnis, so weit voneinander abweichen, gibt es schnell eine Erklärung vom Steuerberater. Am Kontostand ändert die jedoch nichts.
Ist die Finanzierung dann erreicht und die vermeintliche Gefahrenlage überwunden, weil es im kommenden Monat wieder besser aussieht, geht schnell alles wieder seinen geregelten Gang. BWA kommt. Kurzer Blick. Ab in die Ablage.
Natürlich gilt das hier gezeichnete Bild nicht für alle KMU. Ein ganzer Teil nutzt die BWA als ernsthafte Informationsgrundlage und weiß genau um die Stärken und Schwächen. Für die, die noch nicht so weit sind, das aber gern ändern wollen – hier ein paar Gedanken zu den Stärken und Schwächen der BWA.
Drei Stärken einer gut aufgesetzten BWA
Stärke 1 – Schnelle Transparenz über Umsatz, Rohertrag und Kostenstruktur
Eine sauber aufbereitete BWA bietet monatlich ein aktuelles Bild der Ertragslage und damit weit früher als jeder Jahresabschluss. Sie zeigt:
- Umsatzerlöse – wie entwickeln sich das Umsatzvolumen und ist das Unternehmen auf Kurs?
- Rohertrag – funktioniert das Geschäftsmodell mit einer ausreichenden Marge?
- Kostenstruktur – wohin fließt das Geld, und wo liegen die größten Kostentreiber?
Passen die Prozesse im Hintergrund, kann die BWA ein unverzichtbares Frühwarninstrument sein, das auch bei kleineren Unternehmen sofort Trends sichtbar macht.
Stärke 2 – Grundlage für, Planung und Kreditwürdigkeit
Banken erwarten bei jeder Kreditprüfung eine aussagekräftige BWA. Dabei ist nicht nur die Höhe des vorläufigen Ergebnisses entscheidend, sondern ob nachvollziehbar ist, wie dieser entsteht.
KMU die Ihre BWA verstehen, signalisieren:
- Wir wissen, wirtschaftliche Entwicklung passiert nicht einfach so,
- Entscheidungen können anhand der Unternehmenszahlen plausibilisiert werden,
- Planungen basieren auf fundierten Annahmen
Gerade in Gesprächen mit Kreditinstituten kann eine qualifizierte BWA wie ein Rating-Turbo wirken – sie zeigt, das Unternehmen wo es wirklich steht und was es leisten kann. Grundvoraussetzung für das heben vorhandener Potenziale.
Vorschlag visuelles Element: Grafik „Wie Banken BWAs in Kreditentscheidungen nutzen“
– Kennzahlenvergleich
– Beurteilung der Entwicklung
– Plausibilitätsprüfung der Kalkulation
– Ausblick auf Kapitaldienstfähigkeit
Stärke 3 – Ausgangspunkt für professionelle Unternehmenssteuerung
Die BWA sollte nicht das Ende sein, sondern der Anfang:
Eine gut aufgesetzte BWA kann ein entscheidendes Element einer wirksamen Unternehmenssteuerung sein. Sie erlaubt die permanente Beobachtung der Ertragslage und liefert zugleich einen überschlägigen Blick auf die statische Liquiditätssituation. In Verbindung mit der Summen- und Saldenliste (SuSa) kann sie ein fortlaufendes Monitoringsystem bilden, das die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit transparent macht und eine frühzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen ermöglicht.
Werden laufende BWA’s zusammen mit Plan-BWA’s eingesetzt, erlauben diese monatliche Soll-Ist-Vergleiche an denen abgelesen werden kann, wo Abweichungen auftreten und wo ggf. noch einmal genauer hingeschaut werde muss.
Allerdings kann die BWA ihr stärken erst entfalten, wenn sie richtig aufgebaut und angepasst wurde. In der Praxis ist das selten der Fall. Viele KMU steuern daher mit einer Datenbasis, die häufig nur bedingt belastbar ist. Und genau hier beginnen die meisten Probleme: Die BWA enthält zahlreiche Werte, deren Aussagekraft massiv eingeschränkt ist, wenn bestimmte Korrekturen fehlen. Wer diese Schwachstellen nicht kennt, trifft Entscheidungen, die im Nachhinein teuer werden können.
Vier typische Schwächen von BWA’s
Schwäche 1 – Der Wareneinkauf statt Wareneinsatz: ein systematischer Fehler
In vielen BWA’s werden Wareneinkäufe nach Rechnungsdatum verbucht – unabhängig davon, wann die Ware tatsächlich verbraucht oder weiterverkauft wurde. Doch entscheidend für die Ableitung eines aussagekräftigen Rohertrags ist nicht der Einkauf, sondern der Wareneinsatz.
Beispiel:
Materialeinkauf im Wert von 50.000 EUR, im Januar. Verbrauch davon im Januar, Material im Wert von 25.000 EUR. Die BWA zeigt dennoch 50.000 EUR Materialaufwand – der Januar wirkt schlechter als er ist. In den Folgemonaten ist der Effekt umgekehrt.
Das Ergebnis:
Ein schwankendes, häufig verfälschtes Rohertragsniveau, das keinerlei Aussage über die wahre wirtschaftliche Entwicklung zulässt.
Warum der Wareneinsatz entscheidend ist
Der korrekte Wareneinsatz lautet: Anfangsbestand + Einkauf – Endbestand = Wareneinsatz
Ohne monatliche Bestandsführung oder automatisierte Warenwirtschaft ist dieser Wert nur zu schätzen – doch selbst eine Schätzung liefert oft mehr Steuerungsqualität als der unbereinigte Einkauf.
Konkrete Risiken für KMU:
- Fehlkalkulation von Preisen
- falsche Entscheidungen über Personal und Einkauf
- stark schwankende Roherträge (Scheinvolatilität)
- Missverständnisse in Bankgesprächen
Schwäche 2 – Fehlende Berücksichtigung teilfertiger Leistungen
In projektorientierten Unternehmen (Bau, Handwerk, Agenturen, IT) entstehen Leistungen oftmals über Monate hinweg. Wird nur bei Abschluss abgerechnet, entstehen extreme Ergebnisschwankungen.
Konsequenzen:
- Teilleistungen tauchen nicht in der BWA auf
- Viele schlechte Monate – obwohl das Team gut gearbeitet hat.
- Der Folge-Monat erscheint überragend – obwohl die Leistung bereits viel früher erbracht wurde.
Die BWA bildet die Realität also falsch ab, solange Bestandsveränderungen und teilfertige Leistungen nicht eingebunden werden.
Schwäche 3 – Fehlende unterjährige Abgrenzungen und transitorische Posten
Diese Schwäche betrifft nahezu jedes KMU ohne eigene Buchhaltung. Kosten wie Versicherungen, Wartungsverträge, Software-Lizenzen oder Zinsen werden oft vollständig im Zahlungsmonat gebucht.
Die Folgen sind gravierend:
- Ein Monat wirkt plötzlich „viel zu teuer“.
- Der Folgemonat wirkt künstlich gut.
- Die Darstellung ist nicht periodengerecht und damit betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll zu verwerten.
Beispiele:
- Die jährliche Versicherungsprämie von 12.000 EUR wird im Januar gebucht – Januar erscheint schlecht, Februar–Dezember wirken besser als sie sind.
- Weihnachtsgeld wird im November gebucht – das Ergebnis bricht ein.
Die gefährlichste Folge: Ein falsches vorläufiges Ergebnis
In der BWA steht bewusst „vorläufiges Ergebnis“. Ohne entsprechende Abgrenzungen ist es nicht nur vorläufig sondern auch nicht belastbar. Dennoch werden diese Kennzahlen in vielen KMU bei wichtigen Entscheidungen mit herangezogen – von Investitionen bis zur Preisgestaltung.
Schwäche 4 – Fehlende Mandanten-individuelle Anpassung
Viele Steuerkanzleien nutzen die Standard-BWA ohne Berücksichtigung des Geschäftsmodells. Doch:
- Ein Handwerkbetrieb braucht andere Kennzahlen als ein Handelsunternehmen.
- Ein IT-Dienstleister hat selten Warenbestände, dafür oft hohe Fremdleistungen.
- Eine Baufirma braucht monatliche Korrekturen für unfertige Leistungen.
Warum vielen KMU ein externer Blick bei der Aufstellung ihrer BWA helfen kann
Ein externer Blick auf die BWA kann für viele KMU einen erheblichen Mehrwert schaffen – Eine zweiter Blick von aussen, schafft im besten Fall den Raum für ehrlichen Austausch zu Herausforderungen bei Kosten- und Erlöstrukturen sowie Prozessthemen. Anders als bei vielen Steuerberatern, ermöglicht ein externer Sparringspartner den Fokus stärker auf die betriebswirtschaftliche Steuerung und Zukunftssicherung zu legen als auf steuerliche Feinheiten – und kann damit dazu beitragen die BWA als wertvolles Steuerungsinstrument im Unternehmen zu etablieren.
BWA Check
Genau hier setzt der BWA Check der taxplanation GmbH an: Er hilft dabei, die wichtigsten Kennzahlen zu verstehen, finanzielle Entwicklungen richtig einzuordnen und Potenziale oder Risiken frühzeitig zu erkennen.
Durch die Kombination aus Videotraining, individueller BWA-Analyse und einem persönlichen Austausch mit einem erfahrenen Berater erhalten KMU klare Handlungsempfehlungen, die sofort im Unternehmen umgesetzt werden können. Für alle, die Entscheidungen nicht länger „aus dem Bauch heraus“ treffen möchten, sondern ihre Zahlen als echtes Steuerungsinstrument nutzen wollen, ist der BWA Check ein wirkungsvolles und leicht zugängliches Werkzeug. Sie wollen mehr wissen? Hier geht’s zum BWA Check.